Wersja: 2
Data wejścia w życie:
02.02.2026 r.
Wszelkie wyrażenia pisane wielką literą, jak i inne terminy zawarte i wykorzystane w Regulaminie, mają przede wszystkim znaczenie przypisane im poniżej:
Administrator – Administrator X-ONE Sp. z o. o. z siedzibą w Wysogotowie (62-081), ul. Serdeczna 8T, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego Poznań – Nowe Miasto i Wilda, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu pod numerem KRS 0000722704, posiadająca numer NIP 7811961961, REGON 369030127, o kapitale zakładowym 1.000.000,00 zł wpłaconym w całości, adres e-mail: hello@x-talk.me.
Platforma X-TALK – platforma technologiczna Administratora działająca w modelu SaaS, umożliwiająca korzystanie z usług opartych na sztucznej inteligencji, dostępna w ramach Serwisu.
Chatbot – funkcjonalność dostępna w ramach Platformy X-TALK pozwalająca na prowadzenie korespondencji tekstowej z asystentem sztucznej inteligencji (AI).
Voicebot – funkcjonalność dostępna w ramach Platformy X-TALK pozwalająca na prowadzenie rozmów głosowych z asystentem sztucznej inteligencji (AI), obejmująca w szczególności nagrania audio, ich przetwarzanie oraz transkrypcję.
Cennik – aktualne zestawienie opłat za usługi X-TALK dostępne w Serwisie w zakładkach dotyczących danej usługi, w szczególności Chatbota lub Voicebota, określające ceny, plany subskrypcyjne oraz warunki rozliczeń; Cennik stanowi integralną część Regulaminu.
Formularz Kontaktowy – funkcjonalność umożliwiająca kontakt z Administratorem za pośrednictwem Serwisu.
Klient – podmiot korzystający z Platformy X-TALK lub Serwisu.
Kodeks cywilny – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.).
Konsument – osoba fizyczna dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawoAdową lub osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego.
Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych w ramach Platformy X-TALK i Serwisu, dostępny pod adresem:
https://x-talk.me/polityka-prywatnosci
Prawo Autorskie – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem https://x-talk.me, za pośrednictwem którego udostępniana jest Platforma X-TALK.
Regulamin – niniejszy dokument określający zasady funkcjonowania Platformy X-TALK i Serwisu, zasady zawierania Umowy pomiędzy Administratorem a Klientem oraz warunki świadczenia usług drogą elektroniczną.
Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana pomiędzy Klientem a Administratorem na zasadach określonych w Regulaminie.
Urządzenie Końcowe – urządzenie elektroniczne umożliwiające korzystanie z Serwisu lub Platformy X-TALK, w szczególności komputer, smartfon lub tablet.
Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, dostępne w ramach Platformy X-TALK lub Serwisu.
UŚUDE – ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Wyrażenia lub zwroty niezdefiniowane w Regulaminie mają znaczenie nadane im przez obowiązujące przepisy prawa, a w braku takiej definicji – znaczenie przyjęte w praktyce prawniczej lub informatycznej.
Regulamin jest dostępny w Serwisie w każdym czasie w formie umożliwiającej pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient, oraz umożliwia wydruk Regulaminu.
Korzystanie z Serwisu, Platformy X-TALK lub Usług X-TALK przez Klienta podlega przepisom obowiązującym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym przepisom prawa Unii Europejskiej.
Przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu, Platformy X-TALK lub Usług Klient jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu. Korzystanie jest dopuszczalne wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
Do korzystania z Serwisu, Platformy X-TALK oraz Usług X-TALK niezbędne jest posiadanie przez Klienta Urządzenia Końcowego z dostępem do sieci Internet, przeglądarki internetowej obsługującej JavaScript oraz aktywnego konta poczty elektronicznej.
Korzystanie z Serwisu i Platformy X-TALK jest dobrowolne.
Korzystanie z Platformy X-TALK może być odpłatne zgodnie z warunkami określonymi w Regulaminie, Cenniku lub Umowie zawartej z Administratorem.
Korzystanie z Platformy X-TALK wymaga połączenia internetowego, co może wiązać się z koniecznością poniesienia kosztów transmisji danych zgodnie ze stawkami operatora telekomunikacyjnego Klienta.
Administrator wdraża środki bezpieczeństwa w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem danych. Klient przyjmuje do wiadomości, że żadna transmisja danych przez Internet nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa i Administrator nie może zapewnić stuprocentowej ochrony informacji przesyłanych do lub z Platformy.
Serwis lub Platforma X-TALK mogą zawierać odnośniki do stron zewnętrznych. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treści znajdujące się na stronach zewnętrznych, chyba że jest ich dostawcą.
Klienta obowiązuje bezwzględny zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym podczas korzystania z Serwisu, Platformy X-TALK lub Usług.
Korzystanie z Platformy nie może być sprzeczne z przepisami prawa, dobrymi obyczajami ani naruszać praw osób trzecich.
Dodatkowo zabronione jest w szczególności:
Administrator jest uprawniony do weryfikacji danych przechowywanych w Platformie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z Regulaminem.
Administrator może dokonywać zmian funkcjonalności Platformy w celu jej rozwoju i poprawy jakości usług.
Klient zobowiązuje się do niepodawania fałszywych danych ani danych osób trzecich bez ich zgody i ponosi pełną odpowiedzialność za podane informacje.
W ramach Serwisu Administrator świadczy Usługi polegające na udostępnianiu Platformy X-TALK oraz Usług X-TALK.
W szczególności Administrator udostępnia:
Chatbot – Usługę umożliwiającą prowadzenie korespondencji tekstowej z asystentem sztucznej inteligencji,
Voicebot – Usługę umożliwiającą prowadzenie rozmów głosowych z asystentem sztucznej inteligencji, obejmującą przetwarzanie nagrań audio oraz ich transkrypcję,
Formularz Kontaktowy – Usługę umożliwiającą kontakt z Administratorem.
Administrator może w przyszłości udostępniać dodatkowe Usługi X-TALK lub rozszerzenia funkcjonalne.
Korzystanie z Chatbota lub Voicebota udostępnionych w Serwisie w celach demonstracyjnych, informacyjnych lub marketingowych ma charakter testowy.
Wersja demonstracyjna służy wyłącznie zapoznaniu się z funkcjonalnością usług.
Wersja demonstracyjna nie stanowi usługi produkcyjnej ani płatnej.
Administrator może w dowolnym czasie zmienić zakres lub wyłączyć wersję demonstracyjną.
Chatbot i Voicebot działają w oparciu o sztuczną inteligencję, a generowane odpowiedzi powstają automatycznie i mogą zawierać błędy, nieścisłości lub informacje niepełne.
Wyniki działania usług AI nie stanowią porady prawnej, finansowej, medycznej ani specjalistycznej.
Usługi X-TALK udostępniane w ramach Platformy mogą stanowić usługi płatne świadczone w modelu subskrypcyjnym.
Usługi płatne obejmują w szczególności korzystanie z Chatbota oraz Voicebota w ramach konta Klienta z dostępem do funkcjonalności produkcyjnych Platformy.
Zakup Usługi płatnej następuje poprzez aktywację planu subskrypcyjnego w Platformie lub zawarcie odrębnej umowy z Administratorem.
Aktywacja Usługi płatnej powoduje powstanie zobowiązania do zapłaty wynagrodzenia oraz rozpoczęcie świadczenia usług produkcyjnych.
Usługi płatne świadczone są w modelu subskrypcyjnym i odnawiają się automatycznie zgodnie z wybranym planem rozliczeniowym, chyba że Klient anuluje subskrypcję przed rozpoczęciem kolejnego okresu rozliczeniowego.
Anulowanie subskrypcji powoduje zaprzestanie jej odnowienia bez zwrotu opłat za bieżący okres rozliczeniowy.
Płatności realizowane są przy użyciu karty płatniczej lub innych metod udostępnionych przez Administratora.
Faktura wystawiana jest po dokonaniu płatności.
Brak płatności może skutkować zawieszeniem dostępu do usług.
Wersje demonstracyjne Usług X-TALK nie stanowią usług płatnych i nie są objęte gwarancją dostępności ani parametrami usług produkcyjnych.
Administrator może zmieniać zakres funkcjonalności usług płatnych w celu rozwoju Platformy.
Reklamacje w zakresie świadczenia przez Administratora Usług w ramach Platformy X-TALK mogą być składane pisemnie na adres siedziby Administratora lub drogą elektroniczną na adres: hello@x-talk.me.
W reklamacji zaleca się podanie następujących informacji:
Administrator może zwrócić się o uzupełnienie reklamacji w zakresie niezbędnym do jej rozpatrzenia.
Administrator udziela odpowiedzi na reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
Odpowiedź zostanie przesłana na adres e-mail lub adres do doręczeń wskazany w reklamacji.
Reklamacja może zostać nieuwzględniona w szczególności, jeżeli:
Złożenie reklamacji nie wstrzymuje obowiązku uiszczania opłat wynikających z Umowy.
Platforma X-TALK, Serwis oraz Usługi X-TALK zawierają treści chronione Prawem Autorskim, znaki towarowe, oprogramowanie, modele sztucznej inteligencji oraz inne oryginalne materiały, w szczególności teksty, grafiki, interfejsy, elementy wizualne, nagrania, struktury danych oraz kod źródłowy.
Układ, wybór oraz zestawienie treści w Platformie stanowią samodzielny przedmiot ochrony prawnej.
Wszelkie prawa do Platformy X-TALK, Usług X-TALK oraz Serwisu przysługują Administratorowi lub podmiotom współpracującym z Administratorem na podstawie umów licencyjnych.
Udostępnienie Klientowi dostępu do Platformy nie oznacza przeniesienia jakichkolwiek praw autorskich ani praw własności intelektualnej.
Klient może korzystać z Platformy wyłącznie w zakresie wynikającym z Regulaminu.
Zabrania się w szczególności:
Korzystanie z treści dostępnych w Platformie dopuszczalne jest wyłącznie w granicach dozwolonego użytku wynikającego z przepisów prawa.
Przetwarzanie danych osobowych i powierzenie danych
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
W zakresie danych osobowych Klienta i Użytkowników korzystających z Platformy X-TALK Administratorem danych jest Administrator.
W zakresie danych osób kontaktujących się z systemami Klienta za pośrednictwem Chatbota lub Voicebota („Rozmówcy”), administratorem danych jest Klient, natomiast Administrator działa jako podmiot przetwarzający.
Akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Klientem a Administratorem.
Powierzenie obejmuje dane przetwarzane w ramach korzystania z Platformy X-TALK, w szczególności treści rozmów, nagrania audio, transkrypcje, dane kontaktowe oraz dane przekazane dobrowolnie przez Rozmówców.
Dane przetwarzane są wyłącznie w celu świadczenia usług, utrzymania infrastruktury, zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi zgłoszeń oraz realizacji Umowy.
Administrator zobowiązuje się do:
– przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta,
– zapewnienia poufności osób upoważnionych do przetwarzania danych,
– stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych,
– zabezpieczenia transmisji danych,
– prowadzenia kontroli dostępu,
– zgłaszania naruszeń ochrony danych,
– wspierania Klienta w realizacji praw osób, których dane dotyczą.
Administrator może korzystać z podwykonawców (subprocesorów), w szczególności dostawców infrastruktury, AI, telekomunikacji i hostingu.
Odbiorcy danych i wykorzystywani podwykonawcy
1. Dane mogą być ujawniane odbiorcom wspierającym X-ONE w świadczeniu usług, w szczególności podmiotom przetwarzającym (procesorom/subprocesorom) zapewniającym: infrastrukturę IT, telekomunikację, transkrypcję mowy, syntezę mowy oraz modele językowe.
2. W ramach działania Platformy X-ONE korzysta w szczególności z następujących usług/dostawców (w zakresie zależnym od konfiguracji funkcjonalności):
a. Twilio – realizacja połączeń głosowych, SMS, metadanych połączeń oraz (jeżeli włączone) nagrań. (Twilio)
b. OpenAI – usługi modeli językowych (LLM) do generowania odpowiedzi i przetwarzania treści (np. treść rozmowy, instrukcje agentów). (OpenAI)
c. ElevenLabs – synteza mowy (TTS). (ElevenLabs)
d. Deepgram – rozpoznawanie mowy (STT), w tym możliwość użycia endpointu UE (jeżeli stosowane). (developers.deepgram.com)
e. Google Cloud Speech-to-Text – rozpoznawanie mowy (STT) oraz przetwarzanie związanych metadanych (zależnie od trybu: streaming/sync vs async). (Google Cloud Documentation)
Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów zgodności.
Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:
– dane kont użytkowników panelu: przez okres obowiązywania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
– dane rozliczeniowe i księgowe: przez okres wynikający z przepisów podatkowych;
– nagrania audio: zgodniez konfiguracją tenanta i ustaleniami z Klientem;
– transkrypcje: zgodnie z konfiguracją tenanta i ustaleniami z Klientem;
– logi: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i audytowalnością działań;
– dane bazy wiedzy – przez czas trwania umowy lub do ich usunięcia przez Klienta.
Po zakończeniu Umowy dane są usuwane lub anonimizowane zgodnie z polityką retencji.
Administrator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie obowiązków informacyjnych przez Klienta wobec Rozmówców.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych zawiera Polityka Prywatności.
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu na zasadach określonych poniżej.
Administrator poinformuje Klientów o zmianie Regulaminu co najmniej na 14 dni przed wejściem zmian w życie poprzez opublikowanie nowej wersji Regulaminu w Serwisie wraz z informacją o zakresie zmian oraz terminie ich obowiązywania.
Zmiany Regulaminu mogą być dokonywane w każdym czasie z ważnych powodów, w szczególności w przypadku:
Zmiana Regulaminu wchodzi w życie w terminie wskazanym w informacji o zmianie, nie wcześniej niż po 14 dniach od poinformowania Klientów.
Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych Klientów.
Klient, który nie akceptuje zmian, może zaprzestać korzystania z Platformy przed wejściem zmian w życie.
Administrator może w każdym czasie podjąć decyzję o zakończeniu działania Platformy X-TALK, informując Klientów z 14-dniowym wyprzedzeniem.
Zakończenie działania Platformy nie narusza praw Klientów wynikających z opłaconych i niewykorzystanych okresów rozliczeniowych.
Klient będący Konsumentem, który zawarł Umowę o świadczenie Usług drogą elektroniczną, ma prawo odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny.
Do zachowania terminu wystarczy wysłanie jednoznacznego oświadczenia przed jego upływem.
Prawo odstąpienia nie przysługuje Konsumentowi w przypadku:
Konsument może skorzystać z formularza odstąpienia stanowiącego załącznik do Regulaminu, jednak nie jest to obowiązkowe.
W przypadku Klientów niebędących Konsumentami prawo odstąpienia od Umowy nie przysługuje.
Administrator ponosi odpowiedzialność za zgodność Usług z Umową na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Rzeczypospolitej Polskiej Administrator nie ponosi wobec Klientów niebędących Konsumentami odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, przerwy w działalności, utratę danych, utratę reputacji ani inne szkody wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Platformy X-TALK lub Usług X-TALK.
Odpowiedzialność Administratora wobec Klienta niebędącego Konsumentem, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
Korzystając z Platformy X-TALK Klient niebędący Konsumentem akceptuje powyższe ograniczenia odpowiedzialności.
Umowy zawierane z Administratorem zawierane są w języku polskim.
Do Umowy stosuje się prawo polskie, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
Spory pomiędzy Administratorem a Konsumentem rozstrzygane będą przez sąd właściwy zgodnie z przepisami prawa.
Spory pomiędzy Administratorem a Klientem niebędącym Konsumentem rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Administratora.
Regulamin wchodzi w życie z dniem: 30.01.2026 r.
Załącznik nr 1 do Regulaminu
WZÓR FORMULARZA ODSTĄPIENIA OD UMOWY
(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)
– Adresat [w tym miejscu przedsiębiorca powinien wpisać nazwę przedsiębiorcy, pełny adres pocztowy oraz, o ile są dostępne, numer faksu i adres e-mail]
–Ja/My(*)niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*) umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących rzeczy(*)/o świadczenie następującej usługi(*)
– Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)
– Imię i nazwisko konsumenta(-ów)
– Adres konsumenta(-ów)
– Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)
– Data
(*) Niepotrzebne skreślić.
